אתם מגיעים למשרד בבוקר עם רשימת משימות מסודרת , to do list שכתבתם בקפידה. יש לכם תוכניות גדולות, יעדים ברורים ורצון עז לקדם את הפרויקטים האסטרטגיים שבאמת יקפיצו את הארגון או העסק שלכם קדימה.
ואז? המציאות דופקת בדלת.
מייל דחוף מההנהלה, עובד שנכנס לשיחה של ״יש לך שתי דקות? ״ שיצאה משליטה, משבר תפעולי שצץ משום מקום, וטלפון מלקוח לא מרוצה. השעה כבר ארבע אחר הצהריים, הרשימה שלכם נשארה כמעט יתומה, ואתם מוצאים את עצמכם גוררים את אותן משימות חשובות אל תוך הלילה או ליום המחרת.
האמת היא שרוב המנהלים נכשלים בניהול זמן לא בגלל חוסר משמעת, אלא בגלל שהם מנהלים זמן במקום לנהל השפעה.
בבּדִיוּק עצמי אנחנו מבינים שהיומן שלכם הוא לא סתם לוח זמנים, הוא שיקוף מדוייק של המקום שבו התודעה שלכם ממוקדת.
בואו נתבונן בהבדל התפיסתי שבין יומן שמנוהל על ידי דאגות ואילוצים, ליומן שמנוהל מתוך מנהיגות יוזמת.
תֹּוכן העיניינִים
המלכודת של ניהול הזמן הקלאסי
הטעות הנפוצה ביותר היא ההנחה שכל משימה שנכנסת ללו״ז שלנו ראויה לזמן שלנו. ניהול זמן קלאסי מתמקד ביעילות (איך לעשות כמה שיותר משימות ובמהירות), בעוד שניהול השפעה מתמקד באפקטיביות ובדיוק (האם המשימה הזו בכלל מקדמת את החזון שלי).
כאשר הלו״ז שלנו מנוהל על ידי מעגל הדאגה, אנו הופכים לשבויים של הדחוף על חשבון החשוב.
בואו נראה את ההבדלים שבין ניהול זמן קלאסי (מעגל הדאגה) לבין ניהול השפעה ומנהיגות (מעגל ההשפעה)
בניית גשר מנטלי: משינוי חשיבה לפעולה ביומן
איך בונים את הגשר שבין ההבנה התיאורטית לבין שינוי הלו״ז בפועל?
המפתח טמון באותו מרחב שבין הגירוי לתגובה. בכל פעם שמשימה, מייל או בקשה נכנסים למרחב הניהולי שלכם, הם מהווים גירוי. המנהיג הראקטיבי מגיב מייד ומשבץ אותם ביומן (או מבצע אותם באותו רגע), ובכך מאפשר למעגל הדאגה החיצוני לנהל אותו.
לעומת זאת, מנהיגות מדוייקת תשתמש בכלי ה nlp שלמדנו (לקשר למאמר הקודם) , עצירה, חיבור לעוגן של חוסן, מסגור מחדש לסיטואציה, כדי ליצור מפה מנטלית חדשה.
רק אחרי שהחזרנו לעצמנו את השקט הפנימי, אנחנו נגשים ליומן ומפעילים את שיטת 3 השלבים לניהול היומן המדויק. שלושת השלבים הללו הם הכלים המעשיים שיבטיחו שהאנרגיה שלכם תושקע אך ורק במקום שבו אתם מביאים מקסימום ערך.
3 השלבים לניהול יומן מדוייק:
שלב 1 סינון משימות דרך פילטר ההשפעה
לפני שאתם משבצים משימה ביומן או צוללים לבצע אותה, העבירו אותה את מבחן בדיוק עצמי, באמצעות שתי שאלות מפתח, שמטרתן לנקות את העיוותים וההכללות שהמוח מייצר תחת לחץ:
- האם המשימה הזו נמצאת במאה אחוז במעגל ההשפעה שלי או שאני מנסה לנהל כאן דאגה, אילוץ או חוסר יעילות של מישהו אחר?
- האם ביצוע המשימה הזו ירחיב את מעגל ההשפעה שלי בארגון או בעסק או שהיא רק תחזיק את הראש מעל המים?
אם המשימה היא רק עיסוק בדאגות כמו לולאת מיילים אינסופית על החלטת הנהלה שכבר התקבלה ומחוץ לשליטתכם, מחקו אותה, העבירו אותה למישהו אחר, או שנו את הגישה שלכם כלפיה.
שלב 2 שיטת הבלוקים הסגורים
כדי שהסינון בשלב הראשון לא יישאר ברמה התיאורטית אנחנו חייבים לייצר לו הגנה מבנית בתוך היומן. תזכרו שהמוח שלנו זקוק למסגרות זמן ברורות כדי לא להילחץ, אז אל תסמכו על זה שיישאר לכם זמן במהלך היום למשימות החשובות. מה שלא משובץ ביומן פשוט נבלע על ידי מעגל הדאגה. חלקו את השבוע שלכם לבלוקים קבועים ומוגנים מראש.
בלוקי השפעה אסטרטגיים – שעה -שעתיים ביום, רצוי בבוקר לפני שהרעש וההסחות דעת מתחילים. הזמן הזה מוקדש אך ורק למשימות שמזיזות את המחט: פיתוח עסקי, תכנון אסטרטגי, כתיבת נהלים או פרויקטים ארוכי טווח. בבלוקים האלה הטלפון על שקט, המיילים סגורים והדלת נעולה.
בלוקי תגובתיות מבוקרים – שבירת המודל הראקטיבי לא אומרת שאנו מתעלמים מהמציאות או מהמשברים שיצוצו. היא פשוט אומרת שאנו מתחמים אותם, במקום לתת להם לנהל אותנו. הגדירו שעה קבועה בצהריים ובסוף היום למענה למיילים טלפונים ופתרון בעיות דחופות. כשזה מתוחם מראש מעגל הדאגה לא זולג לתוך שאר היום שלכם.
שלב 3 חוק השמונים : עשרים של המנהיגות עקרון פארטו
עכשיו כשסביבת העבודה שלכם מוגנת בבלוקים של זמן אתם יכולים לייצר מיקוד מקסימלי.
זכרו ששמונים אחוז מהאימפקט והתוצאות הניהוליות שלכם, מגיעים מעשרים אחוז מהפעולות שלכם.
בכל בוקר פתחו את בלוק ההשפעה שלכם, זהו את ה20% אחוז האלו המשימה האחת או השתיים, שאם תבצעו אותן על הצד הטוב ביותר, כל השאר, יהיה קל יותר, יעיל יותר או מיותר. התחילו תמיד איתן.
תזכרו שחופש ניהולי ואישי לא אומר שיש לכם יומן ריק מאתגרים.
חופש אמיתי אומר שאתם אלו שבוחרים וקובעים, במה למלא אותו.
כשאתם אומרים כן אוטומטי למשימת דאגה של מישהו אחר מתוך הרגל, פחד או ריצוי – אתם אומרים באותו רגע לא מהדהד להשפעה, לחזון וליציבות שלכם ושל הצוות שלכם.
לסיכום
ניהול השפעה בשיטת בדיוק עצמי, הוא שריר מנטלי ואופרטיבי שנבנה בהדרגה. הוא דורש מכם, להסכים לשחרר את הצורך, להיות עסוקים בלפתור בעיות של אחרים כל הזמן ולעבור להתמקד בלהיות אפקטיביים, מנהגים ומדויקים.
השינוי הזה שתעשו ביומן שלכם לא יישאר רק שלכם. מנהיג שפועל מתוך מעגל ההשפעה שלו, מקרין חוסן, סמכות מקצועית ושקט נפשי שמחלחלים מייד כלפי מטה. הצוות שלכם יזהה במהירות את השינוי, יפסיק להביא אליכם את מעגלי הדאגה שלו ויתחיל לאמץ בעצמו חשיבה פרואקטיבית ויוזמת.
כדי לעזור לכם לקחת את המודל הזה ולהטמיע אותו בשטח כבר בימים הקרובים, בנינו עבורכם כלי עבודה ממוקד ופרקטי, מדריך לפעילות סדנאתית, בת חמש עשרה דקות בדיוק, שתוכלו להעביר בעצמכם בישיבת הצוות הקרובה שלכם.
המדריך הזה יעזור לכם לקחת את העובדים שלכם, שלב אחר שלב, לנקות את רעשי הרקע ולהעביר אותם מתרבות של תלונות ואשמה במעגל הדאגה, לתרבות של יוזמה פתרון בעיות ועשייה במעגל ההשפעה שלהם.
